數(shù)字檔案館管理軟件
產(chǎn)品概述
信息資源目前已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議程。國(guó)家檔案局2010年6月頒發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為各單位檔案工作發(fā)展的重要方向和目標(biāo)。
在技術(shù)、知識(shí)與人才密集型的勘測(cè)設(shè)計(jì)單位，檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，也是企業(yè)核心的信息資源，有著不可替代的作用和地位。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和設(shè)計(jì)手段的提升，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)對(duì)歷史存量檔案數(shù)字化、電子文件歸檔存儲(chǔ)、數(shù)字化服務(wù)和電子檔案安全、使用及管理提出了新的要求，亟需解決檔案的數(shù)據(jù)建立、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、信息資源的開(kāi)發(fā)利用等問(wèn)題。
金曲數(shù)字檔案館管理軟件是一款嚴(yán)格遵照檔案管理等方面的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，面向勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的專業(yè)管理系統(tǒng)。該軟件系統(tǒng)主要用于各門類、各載體檔案和資料的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程管理，能夠大幅度提升檔案管理的效率與質(zhì)量，發(fā)掘企業(yè)的隱性知識(shí)，是勘察設(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)化管理重要的實(shí)現(xiàn)途徑。
產(chǎn)品亮點(diǎn)
檔案采集標(biāo)準(zhǔn)化
兼顧自動(dòng)化歸檔、手工歸檔、移動(dòng)采集等多種模式，支持標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口、圖像識(shí)別、批量導(dǎo)入等多種采集途徑。
檔案管理規(guī)范化
嚴(yán)格遵循國(guó)家制定的檔案標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)檔案工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度以及傳統(tǒng)的檔案管理模式。
檔案管理智能化
條碼識(shí)別自動(dòng)掛接；RFID視頻技術(shù)智能識(shí)別、智能報(bào)警。
檢索利用高效化
搜索引擎技術(shù)大幅度提高條目和原文的檢索速度。
檔案應(yīng)用自動(dòng)化
按檔案預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)編目、自動(dòng)標(biāo)引。
檔案安全一體化
證據(jù)保全技術(shù)有效保障原始檔案的有效性，權(quán)限控制應(yīng)用層級(jí)訪問(wèn)安全，自動(dòng)災(zāi)備保障數(shù)據(jù)層級(jí)的安全。
功能介紹
檔案采集
---自動(dòng)采集---
---手動(dòng)采集---
---移動(dòng)端采集---
檔案文件采集至關(guān)重要，如果采集數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，將造成無(wú)效的檔案歸檔，所以準(zhǔn)確的采集歸檔數(shù)據(jù)是建立數(shù)字化檔案館的基石。檔案采集可以接收各類電子元件及元數(shù)據(jù)，能夠批量導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，保證數(shù)字檔案的完整性。
——自動(dòng)采集
自動(dòng)或批量接收立檔部門產(chǎn)生的電子文件，包括但不限于：項(xiàng)目管理協(xié)同設(shè)計(jì)、綜合辦公等，允許通過(guò)接口或者Excel批量導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并能根據(jù)約定的命名規(guī)則和層次結(jié)構(gòu)，自動(dòng)創(chuàng)建電子文件對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目信息、案卷信息、文件信息。。
——手動(dòng)采集
圖檔管理人員在自動(dòng)歸檔的材料基礎(chǔ)上進(jìn)行線下資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換及歸檔或通過(guò)人工方式將歷史存量檔案進(jìn)行輸入、信息補(bǔ)充、完善等。
——移動(dòng)終端采集
通過(guò)移動(dòng)終端，以錄像、錄音和現(xiàn)場(chǎng)拍照等方式，方便快捷地記錄會(huì)議內(nèi)容、現(xiàn)場(chǎng)勘察的圖片、圖紙交付記錄簽收信息以及其他需要記錄的信息。實(shí)現(xiàn)了在有網(wǎng)絡(luò)的條件下，能夠?qū)崟r(shí)采集信息并發(fā)送給相關(guān)人員，即使在無(wú)網(wǎng)絡(luò)的情況下，也能把信息先保存到移動(dòng)終端上，待恢復(fù)網(wǎng)絡(luò)后，能夠及時(shí)同步相關(guān)信息。另外，通過(guò)移動(dòng)絡(luò)端的拍照功能，可以方便快速地將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行歸檔。
檔案管理
——檔案庫(kù)整理
檔案采集歸集的數(shù)據(jù)，在檔案庫(kù)整理中，檔案管理員可以手動(dòng)調(diào)整、補(bǔ)充、修改、刪除等操作，并對(duì)檔案進(jìn)行梳理后入庫(kù)。
——組卷組盒
支持錄入零散文件信息，然后使用【組卷】或【組盒】操作將零散文件歸入案卷或檔案盒中，使無(wú)序信息有序化。
——自動(dòng)編目
系統(tǒng)對(duì)案卷或檔案盒中的文件進(jìn)行順序上的調(diào)整和自動(dòng)編目，并可自動(dòng)生成卷內(nèi)目錄、備考表。
——自動(dòng)封面
系統(tǒng)能夠根據(jù)自動(dòng)收集或手工錄入的案卷信息，自動(dòng)生成案卷封面、案卷脊背等內(nèi)容，檔案人員打印生成內(nèi)容直接貼在案卷對(duì)應(yīng)位置即可，免去手工錄入，提高效率。
——檔案保存審批
收集來(lái)的檔案默認(rèn)存儲(chǔ)在臨時(shí)庫(kù)中，需經(jīng)過(guò)移交送審環(huán)節(jié)，經(jīng)檔案管理員審核、鑒定后方能進(jìn)入正式庫(kù)。
——批量導(dǎo)出
可按文件導(dǎo)出，按案卷導(dǎo)出，或?qū)С稣麄€(gè)項(xiàng)目/年度。
——回收站
刪除或銷毀的檔案都會(huì)進(jìn)入回收站，檔案管理操作員可及時(shí)恢復(fù)誤刪的檔案。
---檔案整理---
---自動(dòng)編目---
---檔案保存審批---
---回收站---
檔案采集
---檔案檢索---
---全文檢索---
---地圖檢索---
——檔案檢索
系統(tǒng)擁有非常強(qiáng)大的檢索功能，支持但不限于按照檔案分類篩選、檔案類型、檢索目標(biāo)、檢索時(shí)段、歸檔狀態(tài)以及檔案關(guān)鍵字（關(guān)鍵字檢索內(nèi)容包括但不限于檔號(hào)、題名、主題詞、檢索號(hào)等）、時(shí)間、立卷部門、檢查部門、歸檔部門等條件進(jìn)行檔案信息檢索。同時(shí)檢索目標(biāo)檢索和檔案類型檢索支持多選組合檢索，最大程度上實(shí)現(xiàn)了檢索的高度自定義和精確性。
——全文檢索
全文檢索通過(guò)分析技術(shù)識(shí)別電子文件的內(nèi)容以及條目數(shù)據(jù)字段中的內(nèi)容，并將輸入的檢索詞與識(shí)別內(nèi)容相匹配，輸出符合匹配要求的檔案。同時(shí)支持通過(guò)計(jì)算匹配程度結(jié)合權(quán)重設(shè)置為匹配結(jié)果排序。全文檢索文檔支持檢索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和wps等多種文件格式。
——地圖檢索
用戶在系統(tǒng)內(nèi)新增部分檔案時(shí)可以在地圖上手動(dòng)標(biāo)記位置，標(biāo)記完成后，系統(tǒng)將自動(dòng)識(shí)別標(biāo)記位置的經(jīng)緯度并保存。然后在地圖檢索頁(yè)面，用戶可以通過(guò)項(xiàng)目信息以及時(shí)段進(jìn)行檢索，檢索結(jié)果會(huì)同步顯示出檔案的地圖標(biāo)記位置。
檔案利用
——電子借閱
支持對(duì)含有電子文件的檔案進(jìn)行電子借閱。
——實(shí)體借閱
支持對(duì)含有庫(kù)位號(hào)信息的實(shí)體檔案進(jìn)行借閱。
——借閱催還
檔案管理人員及借閱人都可以隨時(shí)查看到自己逾期未還的檔案，檔案管理員可以在系統(tǒng)中及時(shí)的發(fā)出消息，提醒檔案借閱者及時(shí)歸還逾期檔案。
——關(guān)聯(lián)檢索
建立結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，根據(jù)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，更快的查找到需要的檔案。
——借閱清單記錄
檔案管理人員可實(shí)時(shí)查看檔案借閱清單，并可根據(jù)多種查詢條件，組合查詢出符合條件的借閱清單記錄。如一月分借閱清單、一季度借閱清單。
——檔案銷毀
檔案管理人員將需要銷毀的文件統(tǒng)一納入銷毀庫(kù)，系統(tǒng)自動(dòng)生成銷毀清冊(cè)，提報(bào)領(lǐng)導(dǎo)鑒定審批并將鑒定結(jié)果錄入系統(tǒng)，審批同意后，銷毀文件。
——瀏覽下載
系統(tǒng)提供以樹(shù)形結(jié)構(gòu)來(lái)展示存儲(chǔ)目錄及內(nèi)容，存儲(chǔ)的文件提供縮略圖形式預(yù)覽，下載檔案需要獲取權(quán)限，并記錄每一次下載的下載人、下載時(shí)間等日志信息。
---實(shí)體借閱---
---借閱催還---
---檔案銷毀---
---瀏覽下載---
檔案統(tǒng)計(jì)
---按檔案統(tǒng)計(jì)---
---按人員統(tǒng)計(jì)---
---按利用統(tǒng)計(jì)---
——按檔案統(tǒng)計(jì)
通過(guò)按年份篩選，可以查看所有檔案或特定檔案分類在其歷史年份的入庫(kù)數(shù)量，同時(shí)可以統(tǒng)計(jì)其每個(gè)月份的各項(xiàng)入庫(kù)數(shù)量，包括卷盒數(shù)量、文件數(shù)量以及電子文件數(shù)量等。入庫(kù)數(shù)量統(tǒng)計(jì)表?yè)碛袛?shù)據(jù)視圖和圖表視圖兩種呈現(xiàn)方式，用戶可根據(jù)實(shí)際情況選擇適合的呈現(xiàn)方式，同時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)支持直接下載，為后續(xù)的檔案入庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行二次分析提供數(shù)據(jù)支持。
——按人員統(tǒng)計(jì)
可以統(tǒng)計(jì)出所有人員歷年檔案錄入、移交到正式數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案數(shù)量，可以查看到某個(gè)特定檔案的錄入移交情況。通過(guò)以年份為單位進(jìn)行篩選，用戶可以查看相應(yīng)年份的錄入、移交檔案數(shù)量。同時(shí)以此為數(shù)據(jù)支持作為檔案人員績(jī)效考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)，為檔案人員的績(jī)效考核以及工作指標(biāo)考核等提供數(shù)據(jù)支持。
——按利用統(tǒng)計(jì)
通過(guò)按年份篩選，可以統(tǒng)計(jì)出所有檔案或特定檔案類型在其歷史年份的借閱情況，同時(shí)可以統(tǒng)計(jì)其每個(gè)月份的歷史借閱情況并配有統(tǒng)計(jì)圖表，該圖表支持多種方式呈現(xiàn)，并支持統(tǒng)計(jì)表格下載，為設(shè)計(jì)院后續(xù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析提供支持。
檔案日志
——審計(jì)日志
系統(tǒng)會(huì)記錄用戶登陸情況，包括用戶登錄時(shí)的IP地址、用戶名稱、日志日期以及引用表名稱和引用表ID，并記錄用戶在后臺(tái)的具體操作，同時(shí)支持通過(guò)搜索人員姓名、IP、記錄內(nèi)容等對(duì)日志進(jìn)行篩選以及導(dǎo)出。系統(tǒng)保證每一次登錄都有跡可循，追蹤到具體責(zé)任人，為系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行提供保障，確保整個(gè)系統(tǒng)的安全性、可靠性和穩(wěn)定性。
——業(yè)務(wù)日志
系統(tǒng)會(huì)記錄相關(guān)用戶在檔案建設(shè)、檢索、利用時(shí)發(fā)生的一系列事件，同時(shí)支持通過(guò)搜索日志的關(guān)鍵字對(duì)日志進(jìn)行檢索并導(dǎo)出日志，一方面方便系統(tǒng)數(shù)據(jù)更改時(shí)追溯到具體責(zé)任人，另一方面方便管理人還原操作以解決系統(tǒng)在運(yùn)行中可能會(huì)遇到的各種操作問(wèn)題。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)日志的監(jiān)控以及分析，確保系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定地運(yùn)行。
---審計(jì)日志---
---業(yè)務(wù)日志---
標(biāo)準(zhǔn)接口
系統(tǒng)目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了多個(gè)內(nèi)部接口互通，實(shí)現(xiàn)與包括上海金曲其他產(chǎn)品如項(xiàng)目管理系統(tǒng)、綜合辦公系統(tǒng)、協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)、總包管理系統(tǒng)、電子文件收集系統(tǒng)等其他接口的無(wú)縫連接。同時(shí)系統(tǒng)預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)的外部接口，方便與第三方軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)整合等操作，給系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)提前預(yù)留好接口。另外系統(tǒng)提供完善的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，預(yù)留系統(tǒng)延展的可能性，滿足企業(yè)多方面的數(shù)據(jù)處理需要。
檔案配置
——審計(jì)日志
系統(tǒng)支持自定義檔案的分類方案，支持建立編碼規(guī)則，可根據(jù)用戶的實(shí)際需求編制檔案的分類方案，支持無(wú)限級(jí)分類和批量操作。檔案錄入人員能夠按照分類將數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，支持樹(shù)狀形式查看檔案信息以及移動(dòng)檔案位置，支持批量檔案轉(zhuǎn)已歸檔、批量附件提取全文等操作。同時(shí)系統(tǒng)可以自動(dòng)按照編碼規(guī)則建立檔號(hào)，并可對(duì)檔案進(jìn)行條件檢索，包括但不限于檔案分類、檔案日期范圍、檔案名稱、檢索號(hào)、題號(hào)、主題詞等。
檔案?jìng)浞?/div>
---手動(dòng)備份---
---自動(dòng)備份---
——手動(dòng)備份
后臺(tái)預(yù)留手動(dòng)備份按鈕，管理員可以根據(jù)制定的備份計(jì)劃，要求在特定時(shí)間內(nèi)手動(dòng)備份整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)如遇緊急情況，管理員可隨時(shí)前往后臺(tái)手動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫(kù)。
——自動(dòng)備份
系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器經(jīng)過(guò)配置可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)定時(shí)備份，系統(tǒng)制定好備份規(guī)則后即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)實(shí)時(shí)備份。系統(tǒng)同時(shí)支持備份在當(dāng)前服務(wù)器以及備份服務(wù)器，可根據(jù)用戶具體需求選擇備份位置。